Tietosuojailmoitus

Rekisteri- ja tietosuojaseloste

Tämä on Suomen Karateliitto ry:n Taidojaoston ja Yliopiston Taido ry:n henkilötietolain (10 ja 24 §) ja EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukainen rekisteri- ja tietosuojaseloste.

Laadittu 26.7.2018. Viimeisin muutos 4.2.2021.

1. Yhteisrekisterinpitäjät

Suomen Karateliitto ry:n Taidovaliokunta ”Suomen Taido”

Valimotie 10, 00380 Helsinki

Yliopiston Taido ry, Helsinki

tietosuoja(at)yliopistontaido.fi

2. Rekisteristä vastaavat yhteyshenkilöt

Suomen Taido:

Lajipäällikkö Sera Kaukola, taido(at)taido.fi, 050-5423431

Yliopiston Taido ry:

Talousvastaava Marianne Malm (SuomiSport, seuran pääkäyttäjä)

IT-vastaava Riku Lääkkölä (sähköpostilistat)

Tiedotusvastaava (Kihapp-kilpailuilmoittautumisrekisteri)

Harjoitus- ja ohjaustoiminnasta vastaava Martti Rahkila (nimenhuuto.com palvelu)

3. Rekisterin nimi

• SuomiSport jäsenrekisteri (jäsenten henkilö- ja yhteystietorekisteri, lisenssirekisteri, kurssi-ilmoittautumisten rekisteri, vyökoerekisteri, koulutusrekisteri, meriittirekisteri, taloushallinnon laskutustietorekisteri, tapahtumarekisteri, postituslista)

• Kihapp-kilpailuilmoittautumisrekisteri (kilpailijoiden henkilö- ja osallistumistietojen rekisteri)

• Seuran sähköpostilistat (sähköpostiosoitteiden rekisteri)

• Nimenhuuto.com-palvelu (itsepalvelu harjoituksiin ja tapahtumiin ilmoittautumiseen)

4. Oikeusperuste ja henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukainen oikeusperuste henkilötietojen käsittelylle on:

• henkilön suostumus

• yhdistyslaki

• rekisterinpitäjän oikeutettu etu jäsenyyteen perustuen

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on yhteydenpito jäseniin tai alaikäisten jäsenten huoltajiin, jäsensuhteen ylläpito, virallisen jäsenluettelon ja lisenssilistausten ylläpito, jäsenille tarkoitettujen tapahtumista tiedottaminen, ajankohtaisista harjoitusaikamuutoksista ilmoittaminen, laskuttaminen, tapahtumaosallistumisten hallinnointi ja mahdollinen verkkokauppa, sekä jäsenten saavutusten ja meriittien ylläpito.

Harjoituksiin ja tapahtumiin ilmoittautumista varten Nimenhuuto.com käsittelee osaa seuran henkilötiedoista. Käsiteltävät tiedot on listattu Nimenhuudon sivulla.

Tietoja ei käytetä automatisoituun päätöksentekoon tai profilointiin.

5. Rekisterin tietosisältö

Rekisteriin tallennettavia tietoja ovat: henkilön nimi, syntymäaika, henkilötunnus* lisenssin vakuutusta varten, yhteystiedot (puhelinnumero, sähköpostiosoite, postiosoite), tiedot lisensseistä, jäsenmaksuista, tapahtumailmoittautumisista, laskutustiedot, vyöarvot, meriitit, tuomariluokitus, ohjaajataso, mahdollinen tehtävä yhdistyksessä sekä ostettuihin palveluihin että osallistumisiin liittyvät tiedot. Alaikäiset jäsenten osalta rekisteriin merkitään myös huoltajan yhteystiedot.

*Henkilötunnuksen loppuosa ei näy selväkielisenä järjestelmässä ja sitä käytetään vain vakuutusta varten.

Passiiviset henkilöt poistuvat kokonaan SuomiSportista 5 vuoden kuluttua.

Sähköpostilistoja käytetään seuran tiedotukseen. Henkilöt voivat itse poistua listoilta mikäli jäsenyys päättyy. Seura pidättää myös oikeuden poistaa postituslistoilta henkilöt, joiden jäsenyys ei ole ollut voimassa 18 kuukauteen.

Muita tietoja säilytetään (esim. laskutukseen liittyvät tositteet) sen mukaisesti mitä eri laeista ja säädöksistä seuraa.

Meriittitiedot mm. vyöarvot, suoritettuja ohjaajatasotiedot, tuomariluokitukset ja muut ansiot voidaan arkistoida pysyvästi Suomen Urheiluarkistoon.

Kansallisen-, SM-tason ja kansainväliset kilpailumenestykset (mitali- ja pistesijat) ja muut merkittävät meriitit julkaistaan mm. Suomen Taidon ja seuran www-sivuilla ja sosiaalisessa mediassa sekä mahdollisesti eri lehdissä. Kansainvälinen, kansallinen ja paikallinen kilpailumenestys ja muut merkitykselliset saavutukset merkitään myös seuran toimintakertomuksiin ja mahdollisesti johtoryhmän pöytäkirjoihin, jotka säilytetään pysyvästi.

6. Säännönmukaiset tietolähteet

Rekisteriin tallennettavat tiedot saadaan suoraan jäseniltä ilmoittautumisten yhteydessä, sähköpostitse, www-lomakkeilla lähetetyistä viesteistä tai vyökokeiden tuloslistoilta sekä seuran tai Suomen Taidon tai Suomen Taido Dan-yhdistyksen päätöksistä (meriitit, tuomariluokitukset) ja Taido Hon’in päätöksistä (ylemmät dan-arvot) sekä kilpailuiden tuloksista (Kihapp).

7. Tietojen säännönmukaiset luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Tietoja ei luovuteta säännönmukaisesti muille tahoille. Tietoja voidaan julkaista siltä osin kuin niin on sovittu jäsenen kanssa.

Tietoja voidaan siirtää yhteisrekisterinpitäjän toimesta myös EU:n tai ETA:n ulkopuolelle. Siirrettäviä tietoja ovat vyökokeiden tulostiedot: henkilön nimi ja uusi vyöarvo pisteineen. Nämä tiedot luovutetaan Japaniin, Maailman Taidoliiton toimistolle vyöarvojen virallista rekisteröintiä varten: World Taido Federation (WTF), General Head Office, 4-32-4 Shigemori Shincho, Hirosaki, 036-8261 Japan, Tel +81 0 172 364218, wtf.office(at)taido.net. WTF vahvistaa kaikki vyöarvot ja vastaa omalta osaltaan GDPR:n mukaisesta tietojen käsittelystä. EU:n ulkopuolisten kansainvälisten tapahtumien ilmoittautumistiedot luovutetaan tapahtuman järjestäjälle osallistujan omasta aloitteesta. Ilmoittautuessaan kansainväliseen tapahtumaan henkilö itse täyttää ilmoittautumiseen tarvittavat ja luovutettavat tiedot tapahtuman järjestäjän organisoimalla tavalla. Kansainvälisten tapahtumien järjestäjät vastaavat itse omalta osaltaan GDPR:n mukaisesta tietojen käsittelystä.

8. Rekisterin suojauksen periaatteet

Rekisterin käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta. Rekistereihin pääsy on rajattu salasanoilla ja käyttöoikeustasoilla. Palveluntarjoajiksi valitaan GDPR-asetusta noudattavia yrityksiä, jotka huolehtivat palvelimien fyysisestä ja digitaalisesta tietoturvasta. Yhteisrekisterinpitäjät huolehtivat siitä, että tallennettuja tietoja ja muita henkilötietojen turvallisuuden kannalta kriittisiä tietoja käsitellään luottamuksellisesti ja vain niiden henkilöiden toimesta, joiden tehtäviin se kuuluu.

Nimenhuudossa olevat tiedot on huolellisesti suojattu palvelun tietosuojaselosteen mukaisesti.

9. Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tiedon korjaamista

Jokaisella rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus tarkistaa rekisteriin tallennetut tietonsa ja vaatia mahdollisen virheellisen tiedon korjaamista tai puutteellisen tiedon täydentämistä. Mikäli henkilö haluaa tarkistaa hänestä tallennetut tiedot tai vaatia niihin oikaisua, pyyntö tulee lähettää kirjallisesti yhteisrekisterinpitäjälle. Yhteisrekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Yhteisrekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).

10. Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet

Rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus pyytää häntä koskevien henkilötietojen poistamiseen rekisteristä niiltä osin kuin tietojen säilyttämiseen ei liity muita velvoitteita ("oikeus tulla unohdetuksi"). Niin ikään rekisteröidyillä on muut EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaiset oikeudet, kuten henkilötietojen käsittelyn rajoittaminen tietyissä tilanteissa. Pyynnöt tulee lähettää kirjallisesti yhteisrekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa henkilölle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).